SharePoint: Quais os principais benefícios da solução? 

Do impensável ao inevitável: a pandemia de COVID-19 alterou a forma como vivemos e trabalhamos mais rapidamente do que inúmeras iniciativas de digitalização.   

Nesses dois anos desafiadores, novas tecnologias e novas necessidades demográficas foram evidenciadas, provocando uma mudança estrutural principalmente no mundo do trabalho: o ambiente habitual para realização de tarefas empresariais deixou de ser o escritório corporativo e passou a necessitar ainda mais de conexões remotas. Esse contexto deixou evidente que as organizações precisam de flexibilidade na forma como realizam suas atividades diárias. A questão, portanto, não é mais se as empresas se beneficiam da gestão de documentos digitais, a questão é qual ferramenta é mais adequada às necessidades individuais das atividades cotidianas do escritório. 

O SharePoint é a ferramenta certa quando um número considerável de informações precisa ser disponibilizadas para um grande número de funcionários de forma estruturada, por isso a solução costuma ser a primeira escolha de empresas inteligentes que precisam de um sistema de colaboração e gerenciamento de documentos versátil e flexível.  

Com ajuda da ferramenta, as informações podem ser compartilhadas em nuvem ou localmente; diretamente entre indivíduos ou compartilhados em equipes. As equipes são compostas por colaboradores com interesses comuns, como um departamento específico. Por exemplo: a equipe de marketing está trabalhando em uma nova campanha que ainda não foi publicada. As ideias da equipe podem ser armazenadas na forma de documentos. Com base nessas informações, um conceito conjunto para a campanha é criado e também arquivado. Qualquer pessoa da equipe pode acessar esse documento e fazer alterações. A vantagem aqui é que os funcionários podem trocar informações digitalmente imediatamente por meio das funções de bate-papo e reunião.  

Os recursos de coautoria em tempo real é apenas uma das várias funcionalidades integradas que fazem da ferramenta da Microsoft uma das mais consolidadas no mercado empresarial. Outro grande benefício que a ferramenta traz é se integrar com facilidade ao Word, Excel, PowerPoint e outros recursos do Office 365 que executam na maior parte dos escritórios empresariais. Não é por acaso que a ferramenta é usada por mais de 190 milhões de empresas em todo o mundo.  

Em resumo, os benefícios da ferramenta que mais se destacam incluem:  

Personalização: O SharePoint é altamente personalizável. Ao contrário de outros sistemas de gerenciamento de documentos, ele oferece a seus usuários a liberdade de personalizar o sistema de acordo com as necessidades organizacionais. Por exemplo, se a empresa estiver usando o SharePoint para unificar o acesso a informações e aplicativos empresariais em uma intranet, poderá facilmente personalizar o fluxo de informações em áreas de interesse ou locais de trabalho específicos, criando “subsites” para departamentos ou equipes específicas.  

Recursos: O SharePoint é um sistema de gerenciamento com uma enorme variedade de funcionalidades. Com ele é possível fazer o gerenciamento de documentos, o gerenciamento de conteúdo, o gerenciamento de projetos, o gerenciamento de segurança, experiências de reunião aprimoradas e muito mais. 

Segurança: A Microsoft leva a segurança muito a sério. O Sharepoint é um espaço centralizado e seguro, onde os usuários podem acessar, compartilhar e editar documentos sem preocupações de segurança. Um ótimo exemplo disso é o recurso “Alerte-me”, que permite a definição de um alerta em tempo real sempre que um arquivo, link ou pasta for adicionado ou alterado. 

É possível dizer que os fluxos de trabalho do SharePoint economizam tempo e esforço, além de trazer consistência e eficiência às tarefas que uma organização executa regularmente. É claro que nem todas as métricas são iguais para empresas de pequeno, médio e grande porte, mas em pelo menos um aspecto elas se igualaram nos dois últimos anos: graças à crise gerada pela pandemia de COVID-19, todas enfrentaram o desafio de apoiar a cultura da empresa em um local de trabalho geograficamente distribuído, o que as levou a analisar cuidadosamente como poderiam reunir sua equipe remotamente num único espaço colaborativo, sem afetar a comunicação e a produtividade.  Vale sempre ressaltar que a pandemia de COVID-19 recuou, mas a necessidade das organizações de desenvolverem seus processos de negócios em qualquer ambiente em que estejam trabalhando, seja físico, remoto ou híbrido, continua evoluindo.  Você pode contar com a experiência que temos para implementar a solução na sua empresa. Veja com nossos consultores especializados em SharePoint  como essa solução pode tornar sua equipe ainda mais eficiente e seus processos de negócio mais fortes.