Boas práticas do SharePoint

SharePoint é a plataforma da Microsoft que permite que as empresas armazenem e gerenciem documentos, arquivos e dados online. Considerando que uma das principais tarefas do espaço intra organizacional é a troca rápida e confiável de informações, a necessidade mais óbvia que o software SharePoint atende é a oferta de um repositório de documentos que seja acessível a partir de um portal intranet, onde os direitos de acesso a alguns ou a todos os dados podem ser definidos por perfil: funcionário, gestor, administrador, etc. Por isso o SharePoint facilita a colaboração entre funcionários e clientes empresariais. Qualquer pessoa, em qualquer lugar e a qualquer hora, pode colaborar no trabalho remoto e no gerenciamento de documentos. Por exemplo, várias pessoas podem trabalhar em um único arquivo Excel usando o SharePoint.

Uma das maiores vantagens desse recurso criado pela Microsoft é que ele é muito flexível e oferece muitas ferramentas importantes em uma arquitetura orientada a serviços multicamadas. É possível configurar o SharePoint em pequenas dimensões para que possa ser instalado e executado em um único computador ou configurar e lançar sua plataforma em até centenas de computadores. Dessa forma, o software oferece muito mais do que a funcionalidade de um sistema tradicional de compartilhamento de arquivos. Com ele é possível definir regras de validação, automatizar processos e contar com ferramentas para implementar novas estruturas de gerenciamento de dados.

É claro que se tratando de uma plataforma poderosa de colaboração e gerenciamento de informações, essa ferramenta requer algumas condutas para garantir seu pleno uso. Algumas práticas importantes a serem observadas são:

• Definição de metas e propósitos claros: defina o que você deseja alcançar com o SharePoint e quais processos de negócios devem ser apoiados;

• Criação de uma arquitetura de informação: organize seu conteúdo por tema, departamento ou projeto;

• Gerenciamento de permissões e segurança: garanta que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações confidenciais;

• Estabelecimento de um processo de governança: determine quem é responsável pela criação, manutenção e atualização do conteúdo;

• Uso de navegação intuitiva: torne mais fácil para os usuários encontrarem as informações que precisam;

• Treinamento e suporte: ajude os usuários a compreender e aproveitar ao máximo os recursos do SharePoint;

• Incentive a participação ativa: incentive os usuários a compartilhar conteúdo e colaborar;

• Uso de padrões de design comprovados: evite estruturas complexas e grandes quantidades de dados;

• Otimize seu conteúdo: compacte imagens e vídeos e use formatos de arquivo mais eficientes;

• Monitore o desempenho: identifique gargalos e faça os ajustes necessários;

• Planejamento de escala: certifique-se de que sua infraestrutura possa acompanhar o crescimento da sua base de usuários e do volume de dados;

• Implementação de medidas de segurança: Proteja seus dados contra acesso, modificação ou destruição não autorizada;

• Uso de recursos de conformidade: garanta que seu ambiente do SharePoint esteja em conformidade com os regulamentos de proteção de dados aplicáveis;

• Práticas recomendadas de gerenciamento de senhas: use senhas fortes e habilite a autenticação multifator;

• Backups regulares: Faça backup de seus dados regularmente para que possam ser restaurados em caso de falha do sistema.

Seguir esses passos recomendados pode ajudá-lo a usar o SharePoint de maneira eficaz e eficiente para melhorar a colaboração e o gerenciamento de informações em sua organização. Com planejamento, implementação e uso adequados, o SharePoint pode ser uma plataforma valiosa para sua empresa.

Se você deseja aproveitar os recursos mais recentes do SharePoint para melhorar a usabilidade e a produtividade de sua empresa, conectar o SharePoint ao Teams, OneDrive e outros aplicativos da Microsoft para permitir fluxos de trabalho contínuos ou ainda expandir os recursos do SharePoint com complementos e soluções mais atuais da Microsoft, consulte um de nossos planos que melhor atenda às necessidades de sua organização. Obtenha informações detalhadas sobre assinaturas e licenças que incluam o SharePoint consultando um de nossos atendentes. Contate-nos ainda hoje!